Командировкой принято считать поездку специалиста по служебным делам (на место, не связанное с постоянной работой), согласно приказу вышестоящего начальства. Если постоянная работа (основное место) специалиста в пути или в разъездах, то она командировкой считаться не будет.

Работодатель, согласно законам РФ, не может направить в командировку:

• женщину, которая ждет рождения ребенка;
• женщину, у которой детям нет еще трех лет (без ее согласия);
• молодого специалиста, которому нет восемнадцати лет;
• работника, который учится по договору.

За работником, отправленным в командировку, в его отсутствие на рабочем месте, сохраняется должность и заработок.

При этом законом предписано возместить расходы, связанные с этой поездкой. Это могут быть:

• суточные (дополнительные расходы за каждый день);
• проезд до места назначения и обратно;
• проживание (плата за временное жилье);
• другие (предварительно разрешенные начальством).

Все эти траты должны быть разрешены работодателем и оговорены заранее, в противном случае они оплачены не будут. Также не будут возмещены суточные, если командировка однодневная (работник каждый день после такой командировки возвращается домой).

Виды командировочных расходов

Рассмотрим основные виды командировочных расходов по России более подробно:

1. Суточные – траты командированного работника на личные нужды (питание).
2. Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
3. Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
4. Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка, связанная с командировкой), банковские услуги (обмен валют).

Если командировка заграничная, то работодатель к этим тратам должен добавить такие:

• оформление выездных документов (визы, заграничный паспорт и подобное);
• сборы (консульские и аэродромные, на право въезда, транзит автомобиля);
• страховые взносы, медицинские документы.

• Рекомендации экспертов

  Все эти виды командировочных расходов должны быть определены в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия. Работодатель или наниматель предусматривает те виды, которые считает необходимыми, но они должны быть обоснованы целями налогообложения прибыли (не уменьшат налог на прибыль самой компании).

  Эксперты не рекомендуют вносить в договор траты за:

• ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
• платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, в котором проживает откомандированный работник;
• пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.

• Размер командировочных расходов

  Суммы командировочных могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от той должности, которую занимает сотрудник. Размер суточных, которые оговариваются в коллективном договоре (или локальном акте), ориентирован на Налоговый кодекс РФ, не должен облагаться НДФЛ. Суточные по расходам от командировок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.

  Документация, которая подтверждает расходы на командировку

  Первым днем командировки считается день выезда, то есть дата отбытия транспортного средства (поезда, автобуса, самолета и т. д.), подтвержденная проездными документами (билетами). Соответственно, последним днем командировки – дата прибытия на основное место работы.

  Чтобы откомандированный сотрудник мог отправиться в командировку, ему выдается аванс. После возвращения из служебной поездки в течение трех дней работник все свои расходы за это время фиксирует в авансовом отчете.

  Для учета с целью налогообложения расходы на проезд подтверждаются такими документами:

• Билеты (если в электронной форме – контрольный купон, распечатанный).
• Квитанции за багаж, провоз ручной клади.
• Талон на посадку.
• Путевой лист (или маршрутный).
• Служебная записка с обоснованием использования такси.
• Договор на оказание услуг автотранспортных компаний.

• Расходы на проживание подтверждают:

• Квитанция (талон) о заключении договора на проживание в гостинице.
• Кассовый чек.
• Договор найма (или аренды) жилья.
• Расписка хозяина квартиры о получении оплаты за проживание.

• Суточные не требуют подтверждения какими-либо документами. Но в их сумму включаются (за каждый день):

• выходные;
• праздничные;
• в пути;
• вынужденной остановки;
• больничные.

• Расходы на покупку электронного билета

  Сейчас, когда стал Интернет очень популярен, многие россияне, отправляясь в командировку, покупают электронные билеты. Преимущество такой покупки заключается в том, что информация о приобретенном билете хранится в базе данных транспортной компании. Электронный билет не потеряется, и вы не забудете его дома. По возвращении из командировки сотрудник к авансовому отчету прилагает контрольный купон электронного билете или его распечатку.

  Если вы покупали электронный билет на самолет, тогда его наличие подтверждается маршрутной квитанцией (в бумажном виде).

  Некоторые нюансы:

• Если документов, которые могут подтвердить командировочные, нет, тогда нельзя такие расходы учитывать для уменьшения налога на прибыль предприятия или организации.
• Обоснованием командировочных являются:
  • приказ о командировке;
  • авансовый отчет сотрудника;
  • документация о расходах во время командировки.
• Обо всех правилах, на которые опираются при подтверждении командировочных расходов, можно прочитать в коллективном договоре (локальном акте) предприятия или компании.
• Не включается в опись расходов по командировке обслуживание в барах, ресторанах, кафе при гостинице (отеле).
• Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан все расходы подтвердить документами (в них не входят суточные).

• Командировочные расходы в 2016 году

  Изменения по командировочным расходам в следующем 2016 году принимает Министерство финансов Российской Федерации. Они коснутся валютных операций: сотрудник, отправленный в командировку, должен предъявить справку о совершении покупки валюты или ее обмене. В случае отсутствия таковой командировочные расходы пересчитывают в рублях по курсу Центробанка (на момент получения денег).